会社と働く人、双方の基準を整える
出張旅費規程を整備すると、出張のたびに判断していた費用の取扱いを統一できます。会社側は支給基準と処理方法を明確にでき、社長や従業員側も、どの出張で何が支給されるのかを理解しやすくなります。
適正な規程に基づいて支給される旅費や日当は、一定の要件のもとで会社の経費として取り扱われ、受け取る側では給与として課税されない場合があります。ただし、金額や条件が妥当であること、実際の出張記録が残っていることが重要です。
導入で期待できること
基
支給基準を統一
日帰り・宿泊・距離・時間など、会社に合った出張基準を明確にします。
整
事務処理を整理
実費精算と定額支給の範囲を整え、出張後の処理を分かりやすくします。
記
説明できる記録
出張日、訪問先、用務など、業務の事実を確認できる記録を残します。
高額な日当だけでは不十分です
インターネット上には「高額な日当を設定すれば大きく節税できる」という情報もあります。しかし、会社の規模、役職、出張の実態、同業他社との比較などを考えずに金額だけを決めると、税務調査で説明できない可能性があります。
当方では効果を保証する表現を避け、会社の状況と適用条件を確認したうえで、適正な規程と運用方法をご提案します。必要に応じて顧問税理士にも確認いただける資料を整えます。
規程と一緒に残す記録
- 出張した年月日と出発・帰着の時刻
- 訪問した所在地と訪問先
- 出張の目的・用務
- 複数の訪問先がある場合の記録
- 交通費・宿泊費など実費精算分の証憑
- 社内での承認と支給の記録
よくある質問
日当はいくらでも設定できますか？
自由に決めてよいという意味ではありません。会社規模、役職、出張実態、同業他社との比較などを踏まえ、妥当性を説明できる金額にする必要があります。
ひとり社長でも導入できますか？
法人であり、実際に業務上の出張がある場合は検討できます。ただし、出張の範囲、支給条件、記録方法を明確にする必要があります。
規程を作れば自動的に効果が出ますか？
規程だけでは足りません。実際の出張、支給、記録が規程と一致していることが重要です。